Хронометраж

Хронометраж поможет понять, куда убегают драгоценные часы и минуты

Хронометраж – фиксация продолжительности выполняемых действий и последующий анализ с целью оптимизации затрат времени на выполнение той или иной операции.

Кому и зачем это нужно?

Казалось бы, какой смысл отвлекаться от работы и фиксировать, что и сколько занимает времени. Ведь это только мешает трудовым обязанностям и рассеивает внимание! На самом деле, хронометраж нужен и работодателям и сотрудникам. Ну, и ученым, конечно, чтобы писать книжки по тайм-менеджементу.

Хронометраж нужен руководителю, чтобы…

• узнать, сколько времени сотрудник тратит на реальную работу, а сколько на Интернет, пустые разговоры и кофе-паузы;
• узнать, адекватной ли является нагрузка, предусмотренная должностной инструкцией;
• узнать, сколько сотрудник работает на компьютере; от этого, к примеру, может зависеть количество дней отпуска по законодательству;
• оценить, сколько времени требуется для выполнения той или иной операции;
• выявить организационные недостатки в рабочем процессе с целью оптимизации затрат времени;
• рассчитать оптимальное время, которое требуется для решения тех или иных задач, процедур.

Хронометраж нужен сотруднику, чтобы…

• добиться повышения заработной платы; к примеру, в ходе проведения хронометража сотрудник может показать большую – по сравнению с другими – производительность труда;
• добиться снижения нагрузки – в том случае, если она неадекватна; можно убедить руководство принять решение о найме еще одного сотрудника для выполнения данной работы;
• добиться увеличения количества дней отпуска – например, при работе за компьютером.

Как проводить хронометраж

Хронометраж всегда проводится в режиме реального времени. Его может проводить сам сотрудник, а может сотрудник отдела кадров или экономист.

Для того, чтобы хронометраж отображал реальное положение дел, необходимо проводить его в периоды средней загрузки. Например, в редакции газеты нет смысла проводить хронометраж на следующий день после выпуска номера. Очевидно, что в этот день работы меньше, чем в предыдущий, и загрузка верстальщика не будет объективно отражать время на выполнение верстки страниц. Поэтому в идеале хронометраж необходимо вести в течение недели – чтобы в нем нашли отражение дни с различной степенью нагрузки.

После проведения хронометража важно проанализировать полученные данные и на их основе сделать выводы о:

• адекватности нагрузки;
• времени, затрачиваемом на выполнение отдельных операций;
• эффективности сотрудника;
• соответствии/несоответствии должности и т.д.

Трудности в проведении

Как и любой метод, хронометраж несовершенен. И вот в каких случаях.

• Если хронометраж ведется в отношении обозримых трудовых операций (звонки, обработка писем и т.д.), то здесь все более-менее ясно. Однако существуют и мыслительные операции. И вот их отследить невозможно. Как можно узнать о чем думает человек – планирует предстоящие переговоры или думает о том, куда пойдет сегодня вечером с друзьями, продумывает концепцию будущей статьи или вспоминает, какие продукты питания необходимо докупить домой?..

• Каждый сообразительный сотрудник может имитировать работу, если знает, что за ним наблюдают. Поэтому период хронометража по своему содержанию может не быть адекватным отображением реальной ситуации.

• Видимую работу всегда необходимо соотносить с результатами труда. К примеру, менеджер А. может сделать меньше звонков, чем менеджер Л., однако его продажи будут больше по сумме. Или журналист К. может до обеда ничего не делать, а после него настрочить сразу три заметки, в то время как журналист У. одну заметку кропотливо пишет с утра и до самого вечера.

• Важно понимать, что ни один человек не может работать 8 часов в день. Должно оставаться время и на чай, и, извините, на посещение туалета. Кроме того, учеными доказано, что перерывы на отдых повышают эффективность труда, а значит, сотруднику нужно не только работать, но и отдыхать.

• Хронометраж не учитывает особенности креативщиков, которым свойственны периоды кризиса и вдохновения. Кроме того, творческий работник вряд ли сможет работать, если около него будет целую неделю сидеть тетенька и записывать все его телодвижения.

Сам себе "хронометражист"

Такой метод, как хронометраж, может быть полезен не только в трудовых отношениях, но и для самого работника или просто человека. Например, у вас не хватает времени на изучение иностранного языка или чтение книг, и вы просто-таки жаждете узнать, куда уходит, уплывает, убегает ваше время. Или вы сами по себе, независимо от работодателя, желаете больше успевать на работе. И вы сами устраиваете себе хронометраж, чтобы, опять же, узнать, на что вы тратите рабочий день.

Использование метода таит в себе множество открытий. К примеру, вы могли и не подозревать, как много времени у вас отнимает аська или споры с коллегами. А теперь, благодаря тому, что узнали «правду», сможете экономить время.

А еще – данный метод обладает способностью самостоятельно повышать вашу эффективность. Ведь если вы сами за собой следите, это автоматически улучшает ваши показатели труда и не дает расслабляться и лениться.

Оптимально записывать свои показатели каждые 15 минут. В таком случае это займет у вас не более 20 минут в день. Есть, конечно, специальные компьютерные программы, разработанные с этой целью (например, LazyCure), однако вряд ли компьютер будет у вас под рукой весь день, а значит, вам понадобятся дополнительные инструменты – блокнот или мобильник, чтобы зафиксировать, куда ушло время в той половине дня, когда вы были далеко от своего ПК.

Автор: Марина Тумовская

Ссылки

• Зеркало рабочего дня, или Особенности «хронометрированной» жизни, статья на myJane.ru